La CNIL a adopté, le 9 mai 2006, une délibération qui dispense de déclaration les fichiers constitués à des fins d’information ou de communication externe.

Jusqu’alors soumis à une déclaration simplifiée auprès de la CNIL, le traitement de données personnelles « constitués à des fins d’information ou de communication externes » est aujourd’hui dispensé mais sous certaines conditions. La CNIL vient de permettre un tel assouplissement au motif que « ce traitement courant » ne paraissait pas susceptible de porter atteinte à la vie privée des personnes.

Sont concernés par cette dispense n°7

Seuls les traitements constitués à des fins “d’information ou de communication externe” se rapportant strictement “au but ou à l’activité poursuivie par la personne physique ou morale”sont dispensés. De même la collecte de données de connexion à des fins purement statistiques est exemptée.

Ces traitements peuvent être mis en œuvre sans délai et sans déclaration préalable auprès de la CNIL.

Les traitements qui font encore l’objet d’une déclaration.

Ne sont pas concernées par cette dispense, les traitements constitué à des fins de démarchage politique, électoral ou commercial.
De même « les traitements automatisés comportant la transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l’Union européenne, y compris lorsque cette transmission est réalisée à des fins de sous-traitance » ne sont pas exonérer de déclaration préalable à la CNIL.

Règles générales à tous les traitements, dispensés ou non

Le responsable du traitement devra au moment de la collecte des données, informer les personnes concernées :
-de son identité
-des finalités poursuivis par le traitement
-du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter
-des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse de la part des destinataires des données
-de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification
-des modalités d’exercice de leurs droits conformément à la loi du janvier 1978.

Il est également tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Sources : Délibération n°2006-138 du 9 mai 2006 décidant de la dispense de déclaration des traitements constitués à des fins d’information ou de communication externe (Dispense de n°7)

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